Följ oss:

How engaging citizens as co-creators of services can assist the transformation of the public sector

dec 11, 2023 | Metod

During the Government Transformation Summit, I had the pleasure of co-hosting a discussion table on citizen engagement. It was clear, listening to public sector officials around the table, that we are all dealing with variants of the same challenge: how to better understand the complex needs of those our services are trying to help.

Författare

Pia McAleenan

År

2023

During the Government Transformation Summit, I had the pleasure of co-hosting a discussion table on citizen engagement. It was clear, listening to public sector officials around the table, that we are all dealing with variants of the same challenge: how to better understand the complex needs of those our services are trying to help.

There was acknowledgement that our services in the public sector are inextricably linked to one another and in order for us to provide the right resources in the right way, we need to engage more deeply with the reality of the lives that people live.

Research from the Demos think tank suggests that citizens want a less transactional, and more relationship-based service model. With this in mind, in what way can public sector organisations create conditions and opportunities for this? Furthermore, in what way can enabling citizens to become co-creators of public services help make the giant leap forward needed to address pressing societal challenges and rapid transformation?

Time for change

Against the current backdrop of socio-economic challenges and rapid technological development, there is an urgent need to find new ways of designing public sector services - one that is more in tune with the fast-paced world we live in.

In a fast-paced world, where complexity is in most of our societal challenges, organisations cannot bring about the transformation that is needed on their own. It will always require as many perspectives and forms of action to be included as possible. Testing on a small scale and coming up with ideas where others feel included and engaged is an important lever in making the giant leaps needed. This pushes us to find new ways of designing public sector services - where citizens are invited into processes and platforms where they not only are asked about their needs but also are invited to share their ideas and creativity.

In order to succeed, public sector service delivery needs to be more collaborative, moving the public sector, and wider society, away from a transactional mindset to a relationship and networked mindset. This is often referred to as a ‘paradigm shift’. In a time of growing polarisation and distrust of public institutions, this shift can also help instil a sense of cohesion and a feeling of contributing to the greater good.

The art of collaboration and mobilisation

To shift the citizens' involvement in future welfare services we also need to help public sector officials think about the way they can repurpose their own role. This will require the development of new capabilities that allow them to move from being subject matter experts into using that expertise in a widened role as facilitators of societal transformation.

In our work at Förnyelselabbet (the Renewal lab), we are training public sector officials in the art of collaboration, engaging citizens and collaborative partners as co-creators. Since time is of the essence, the public sector officials train while working on real challenges.

A shared data infrastructure

We are presently involved in facilitating eight national agencies on providing a shared data infrastructure for lifelong learning and competence supply; a mission from the Swedish government that has come to be shaped very much as an answer to the paradigm shift needed. If treated right, data can be a vessel for the paradigm shift needed. It builds on a bottom-up perspective, sharing, testing and cross disciplinary thinking.

The eight agencies see themselves as a joint platform, enabling easy access to shared data based on needs identified from the ecosystem of stakeholders and citizens. The platform will serve as an arena for co-creating services alongside private enterprise, NGOs, and citizens themselves. This will hopefully take Sweden’s digital transformation one step further into the future. Data security and privacy is central to what we do.

It is in this space that we can transition from the old logic of the state as a service provider into something new; where enabling all in service delivery will empower the future. This is a transition needed universally and will benefit from continued learning structures internationally.

Länkar

First publiced in Gouvernement transformation magazine

Den här målningen mötte mig under Almedalsveckan. Jag tänkte först att det bara var ett fint gatukonstverk. Men ju fler dagar som gick desto mer blev det en påminnelse om vad jag egentligen tar med mig hem. Almedalen handlar förstås om seminarier. Men det som stannar är längtan efter rum.

Rummen där människor från näringsliv, offentlig sektor, politik, forskning och civilsamhälle möts utan att riktigt veta vart samtalet ska ta vägen. Rummen där någon vågar tänka högt. Där någon annan fyller på. Där framtiden får ta form medan vi fortfarande pratar.

Efter Almedalen skriver många om hur värdefulla mellanrumssamtalen är.

Jag håller med.

Men jag tror samtidigt att vi missar något viktigt om vi beskriver dem som något som bara råkar uppstå.

Min erfarenhet är den motsatta. De behöver designas. Inte styras. Inte regisseras. Men möjliggöras. Min Almedalsvecka har varit full av just den sortens kurerade samtal.

Veckan inleddes i Donnerska huset i en fullsatt sal. Inte med en ppt utan med ett konstverk. Vi började vårt startskott av den kreativa byråkratifestivalen med ett konstverk av Malin och Gustaf Tadaa kallat Andetag.

ANDETAG andas. Tusentals ljuspunkter rör sig i samma rytm. Ett gemensamt andetag uttryckt på många platser samtidigt. Det blev en påminnelse om att samhällsförändring kanske fungerar på samma sätt. Inte genom att alla gör samma sak. Utan genom att många människor börjar röra sig i samma riktning.

Bild: Pia McAleenan

Långbord med havstema

Sedan fortsatte vi kvällen efter runt ett långbord i en lada på Gotland.

Havsbönder, forskare, byråkrater, designers, entreprenörer och samhällsbyggare åt framtidens sjömat tillsammans. Inte för att middagar löser samhällsutmaningar. Utan därför att de relationer som byggs runt ett bord ibland kan göra det.

Vi hade utformat ett tallriksunderlägg med systemet runt ostronodling i Sverige som något att ta spjärn mot i samtalen och där fanns platser för samtal runt om i ladan om allt ifrån vår gemensamma längtan, balansakter i vardagen samt den etiska stigen som vi ibland behöver snirkla oss fram och tillbaka på för att lyckas med våra uppdrag.

Kvällen inleddes med att vi gemensamt bakade tångbrödet till middagen vilket satte tonen för en meny bestående av såväl stilla havs ostron, sjöpung, rödhinne tång och smörbult.

Det blev en alltigenom innerlig kväll på den gotländska landsbygden med böljande samtal om såväl möjligheter och svårigheter vad gäller att få till framtidens sjömat, beredskap och behov av en kreativ byråkrati. Rubriken från havets botten till den politiska toppen fångades upp med reflektioner i flaskpost -format.

Seminarium om långsiktighet

Några timmar senare stod jag på Dagens Industris scen och pratade om långsiktighet i ett seminarium med rubriken ”Från kvartalsrapport till kvarts sekel.” En fantastisk panel bestående av Catrin Offerman, Karin Ebbinghaus Pia McAleenan, vd, Förnyelselabbet Rebecka Carlsson, författare och entreprenör Sabina Wizander, vd och grundare, Always Summer Einar Bodström, Co-founder, global director, ClimateView Catrin Offerman, projektchef, moderator, Dagens industri/Aktuell Hållbarhet Karin Ebbinghaus, CEO, Elonroad.

Fotograf: Pax Engström Nyström

Avslutande tankar

Jag landade i en tanke som följt mig genom hela veckan:

De organisationer som lyckas de kommande 25 åren kommer sannolikt inte vara de som bäst kan förutsäga framtiden. De kommer vara de som bäst kan lära tillsammans medan framtiden fortfarande håller på att formas.

Jag tror inte att det bara gäller organisationer. Jag tror att det gäller hela vårt samhälle.

På Förnyelselabbet har vi under många år arbetat i gränslandet mellan systemdesign, konst, kultur och samhällsutveckling. Inte för att göra samhällsutmaningar vackrare. Utan för att de stora samhällsutmaningarna också är mänskliga. De handlar om relationer. Fantasi. Tillit. Mod.

Därför behöver vi designa fler rum där människor kan tänka tillsammans innan de behöver fatta beslut tillsammans.

Det vi påbörjade i Almedalen var inte främst ett arrangemang. Det var ett experiment. Ett försök att skapa en lärande gemenskap där offentlig sektor, forskning, näringsliv, konst, kultur och civilsamhälle tillsammans kan utforska framtidens samhällsutmaningar.

Tillsammans med Skiftmakarna vill Förnyelselabbet nu fortsätta utveckla sådana rum – i Almedalen, men också långt därifrån.

För om mellanrummen är där framtiden formas behöver vi sluta hoppas att de uppstår av sig själva. Vi behöver börja ge dem omsorg. Vi behöver designa dem. För kanske är framtidens viktigaste samhällsinvestering inte ännu ett möte. Utan ett rum där människor får möjlighet att tänka, känna och lära tillsammans.

Efter Almedalen är det många som beskriver värdet av samtalen i mellanrummen. Jag håller med. Men jag tror också att vi ibland romantiserar mellanrummen, som om de bara uppstår av sig själva. Min erfarenhet är en annan.

De mest betydelsefulla samtalen behöver ofta designas lika omsorgsfullt som seminarierna. De behöver ett sammanhang, ett värdskap och ett format som gör det möjligt att stanna upp, lyssna, dela erfarenheter och tänka tillsammans.
Precis som vi talar om tredje platser i våra städer behöver vi också skapa tredje rum i våra organisationer och i våra demokratiska mötesplatser. Rum där människor inte främst representerar sina organisationer utan bidrar med sin nyfikenhet, sina frågor och sin erfarenhet.

Det var därför vi valde att inleda med konstverket ANDETAG. Inte för att skapa en vacker inramning, utan för att skapa en gemensam rytm innan de första orden uttalades.

Det var därför vi lämnade Almedalens scener för en lada i Hejdeby. Inte för att komma bort, utan för att komma närmare varandra.

Det var därför framtidens mat serverades som en måltid i stället för som en rapport. För vissa frågor behöver upplevas innan de kan förstås.

Förnyelselabbet arbetar i gränslandet mellan systemdesign, konst, kultur och samhällsutveckling. Inte för att göra samhällsutmaningar mer estetiska, utan för att de stora samhällsutmaningarna också är mänskliga. De handlar om relationer, föreställningsförmåga, tillit och mod.

Därför behöver vi fler språk än analyser. Fler erfarenheter än presentationer. Fler mötesplatser än möten.

Kanske är det den viktigaste lärdomen jag tar med mig från årets Almedalsvecka. Framtiden formas inte främst på scenerna. Den formas i de rum där människor vågar tänka tillsammans. Om vi vill ha fler sådana samtal kan vi inte bara hoppas att de uppstår. Vi behöver börja designa för dem och våra på så sätt framväxande gemensamma framtidspraktiker.